Gérer son temps dans son quotidien de manager - Pierre Bultel

Bienvenue chez La graine inspirante, un podcast de GERME, réseau de progrès des managers !

Dans cet épisode audio, on aborde un élément qui guide le quotidien de chacun d’entre nous : le temps. Pour en parler, Pierre Bultel sur :

• Comment gérer son temps pour de meilleures performances individuelles  et collectives ?
• Comment planifier tout en restant flexible dans le rush ?
• Comment identifier ses priorités ? 

Doit-on repenser notre approche sur la gestion du temps en entreprise ?

La 1ère chose à faire est de redéfinir la “gestion du temps”. Ce qu’il faut bien comprendre et retenir : “gérer son temps, c’est faire des choix”. La vraie question est donc quel type de choix on a à faire et quelle est la boussole qui nous guide dans les choix. Par boussole on entend quelles sont nos valeurs et objectifs. 

Un très bon exemple est la différence entre les générations : le système de valeurs de la génération des années 60 se basait sur “allouer son temps au travail”. Pour la génération Z, on a davantage des échos du “je ne veux pas perdre ma vie à la gagner”.  

Comment comprendre ce qui nous motive pour mieux décider de son emploi du temps ?

Il y a l’approche méta qui consiste à faire la liste de ses valeurs sur papier. La question à se poser est donc “qu’est-ce qui est important pour moi”. On peut aussi compléter en se posant la question d’un point de vue “finalité” en tant que manager et revenir sur notre cœur de métier. “Mon rôle est-il de faire ou de “faire faire” ?” 

On distingue les tâches clés  des tâches de “contrainte” : 

• les tâches clés contribuent de manière directe ou indirecte à un objectif individuel ou collectif
• les tâches de “contrainte” se rattachent difficilement à un objectif 

Comment optimiser son temps en management ?

Il ne faut pas hésiter à avoir des outils pour mesurer le temps passé et sur quelle action.

Voici 3 conseils pour mieux gérer son temps de manager : 

1. On peut faire l’analogie entre le domaine temporel et le domaine financier. Quand on a un budget à optimiser, on va se pencher sur où est alloué là plus grande part du budget, le retour d’investissement sera plus grand que si on s’y attaque qu’en se concentrant sur de faibles parts du budget. 
2. Identifier les donneurs d’ordre permet aussi de mieux comprendre les mécanismes du manque de temps : 

• si on est son propre donneur d’ordre, on peut soi-même mettre en place les leviers cités plus haut
• si il s’agit d’une autre personne, il vaut mieux se coordonner et communiquer avec elle sur une vision commune du temps

3. On peut s’interroger sur “quelle est la valeur ajoutée de mon action ?”, Plusieurs options s’offrent alors à vous : 

• déléguer
• sous-traiter
• automatiser
• arrêter la tâche
• conserver car ça prend peu de temps
• mutualiser avec les autres maillons de la chaîne 

Comment distinguer les urgence en management ?

Il faut bien discerner ce qui relève d’une urgence (important par rapport à l’objectif) d’une simple tâche qui arrive en fin d’échéance. L’urgence est une activité dont la non-réalisation immédiate entraîne des conséquences irréversibles en matière de sécurité de complexité ou de coût.  

Gérer son temps c’est aussi gérer sa charge mentale ?

Tout à fait, la sienne et aussi l’impact sur celle des autres. Quand un collaborateur nous confie qu’il n’arrive pas à suivre la cadence, on a tendance à lui dire “Tu es mal organisé”. Dans ce cas on émet un jugement de valeur qui renforce son sentiment de culpabilité. On réfléchit ensemble au pourquoi et aux imprévus auquel il a pu faire face. 

Pour conclure voici un proverbe : “ Le jeune va plus vite, l’ancien connaît la route.” 

Merci beaucoup à Pierre et à Julie Fiore pour ce podcast.

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